Passa a maior parte do tempo do seu cliente escrevendo no Google Docs? Você vai adorar essas dicas, atalhos e hacks para se tornar mais eficiente no Google Docs.
Aqui está o meu palpite: você gasta muito tempo em seu Google Docs. Para mim, é onde passo 70% do meu tempo de trabalho. Revendo briefings de clientes, delineando, anotando pesquisas, escrevendo, editando… Tudo acontece no Google Docs.
Se você deseja tornar seu trabalho no Google Docs mais eficiente, fazer mais com o teclado e escrever com mais rapidez e facilidade, essas 16 dicas, hacks e atualizações do Google Docs são para você.
1. Veja a contagem de palavras enquanto escreve
O Google Docs conta automaticamente palavras e caracteres em seu documento, mas não o torna óbvio.
Você pode visualizar sua contagem de palavras com este atalho:
- Ctrl + Shift + c (no PC)
- ⌘ + Shift + c (no Mac)
Se você marcar a caixa “Exibir contagem de palavras ao digitar”, verá a contagem de palavras no canto inferior esquerdo do documento o tempo todo. Lembre-se de que, se você atualizar ou fechar a guia com seu documento, a contagem de palavras não estará mais no canto e você terá que marcar essa caixa novamente.
2. Use atalhos para títulos e subtítulos
Adicionar H2s e H3s ao seu documento pode ser tedioso. Se você estiver fazendo isso destacando uma linha de texto e clicando no menu suspenso “Texto normal”, há uma maneira melhor.
- Clique na linha com qual será seu título ou subtítulo (por exemplo, um H2)
- No teclado, use Ctrl + Alt + 2 (no PC) ou ⌘ + Option + 2 (no Mac)
O número que você usa corresponde ao tipo de título desejado, então 1 para H1, 3 para H3 e assim por diante (até H6). Usar o dígito zero aqui redefinirá seu título de volta ao texto normal.
A melhor parte é que você não precisa destacar uma linha de texto – basta clicar em qualquer lugar nessa linha de texto.
3. Adicione espaçamento aos seus parágrafos
Ao abrir um novo documento do Google, você pode sentir que precisa adicionar linhas extras de texto em branco entre seus parágrafos para separá-los e dar-lhes uma aparência limpa. Sem ele, todo o seu rascunho parece uma parede de texto – difícil de ler ou até mesmo escanear.
Isso não é ideal, pois o CMS do seu cliente pode ter algum espaçamento já embutido, então eles terão que excluir essas linhas enquanto preparam seu rascunho para publicação.
Aqui está o que você pode fazer em vez disso:
Selecione todo o seu texto. Em seguida, clique no botão de espaçamento entre linhas e parágrafos (as setas ao lado de três linhas; veja abaixo) e escolha a opção ‘ Adicionar espaço após o parágrafo ‘.
Isso adiciona um bom espaçamento de 10 pontos entre os parágrafos (mas não entre as linhas), facilitando a leitura do rascunho.
4. Atualize os estilos de cabeçalho e parágrafo para corresponder
Um novo documento do Google Doc tem como padrão um estilo e tamanho de fonte — é Arial, tamanho 11. Os títulos também têm um tamanho predefinido, começando do tamanho 20 para H1 e descendo para cada subtítulo seguinte.
Alguns dos meus clientes têm uma fonte preferida diferente para rascunhos porque se assemelha melhor às fontes que eles usam em seus blogs – os exemplos mais comuns são Open Sans e Lato.
Mas mesmo quando eu mudo a fonte para, digamos, Lato quando começo a escrever, adicionar quaisquer títulos ou subtítulos faz com que eles voltem para Arial. Então, em vez de corrigir a fonte toda vez que você adiciona um título, aqui está uma maneira de fazer isso apenas uma vez:
- Antes de começar seu rascunho, escreva um parágrafo de texto normal em seu documento em branco. Selecione-o e altere a fonte e o tamanho para o desejado. Adicione o espaçamento de parágrafo nesta etapa também (consulte a seção anterior para isso).
- Clique na lista suspensa ‘Texto normal’ e, na opção ‘Texto normal’, clique em ‘Atualizar ‘Texto normal’ para corresponder a .’
- Ao adicionar seu título H1, altere sua fonte e tamanho imediatamente.
- Clique no menu suspenso “Título 1” e, na opção “Título 1”, clique em “Atualizar ‘Título 1’ para corresponder “.
- Repita para os subtítulos H2 (e inferiores, se você os usar).
Dessa forma, a cada próximo parágrafo que você escrever ou H2 que você adicionar a esse documento, ele adotará automaticamente a fonte correta.
5. Use o painel de estrutura de tópicos para percorrer seu rascunho
À medida que você adiciona o H1 e os subtítulos ao rascunho, o Google Docs gera automaticamente um esboço no painel à esquerda.
Ele é criado e atualizado em tempo real, por isso é uma excelente maneira de ver a estrutura do seu rascunho e mover-se rapidamente entre as diferentes partes .
Você também pode usar a seta no canto superior esquerdo para ocultar esse painel se não precisar dele o tempo todo.
Uma atualização recente do Google Docs do início de 2022 também apresenta uma seção Resumo logo acima da estrutura de tópicos, onde você pode adicionar detalhes relevantes sobre seu rascunho.
6. Use atalhos para formatação de marcadores
Marcadores e listas numeradas são uma ótima maneira de tornar seu rascunho mais legível, escaneável e estruturado.
Há uma ótima maneira de alternar entre parágrafos regulares e listas estruturadas – e isso não envolve o uso do mouse. Quando você terminar um parágrafo e quiser fazer da sua próxima linha o início de uma lista, pressione Enter para mover o cursor para essa nova linha e:
- Para uma lista de marcadores, use Ctrl + Shift + 8 (no PC) ou ⌘ + Shift + 8 (no Mac)
- Para uma lista numerada, use Ctrl + Shift + 7 (no PC) ou ⌘ + Shift + 7 (no Mac)
Para aumentar o recuo, use a tecla Tab quando o cursor estiver no início da linha e Shift + Tab para diminuir o recuo. Quando sua lista estiver completa e você quiser iniciar outro parágrafo, basta pressionar Enter mais uma vez.
Dica bônus: assim como nos títulos, você não precisa selecionar nenhum texto para se mover entre os diferentes tipos de listas. Clique em qualquer lugar da sua lista e use os atalhos de teclado para fazer essas alterações.
7. Use atalhos para sair e responder a comentários
Os comentários no Google Docs são uma das minhas principais formas de colaborar com meus clientes – editores, gerentes de conteúdo e VAs que trabalham duro para moldar meus rascunhos em sua forma final.
Quando quiser deixar um comentário, selecione o texto ao qual ele se refere. Em seguida, use Ctrl + Alt + m (no PC) ou ⌘ + Option + m (no Mac) para criar um novo comentário. Se você não selecionar nenhum texto, o comentário destacará automaticamente a palavra na frente do cursor.
Quando estiver respondendo a um comentário, clique no comentário e pressione r no teclado para começar a digitar uma resposta ao comentário. Quando qualquer comentário for clicado, pressione j para ir para o próximo comentário ou k para ir para o anterior. Aperte e para marcar o comentário feito.
8. Use atalhos para alinhamento de texto
É provável que você use o mesmo alinhamento de texto 95% das vezes.
Mas quando você precisa usar um diferente – por exemplo, para centralizar uma imagem (esse é o meu uso mais comum de alinhamento de texto) – você pode usar um atalho de teclado para fazer isso rapidamente.
Certifique-se de que o cursor esteja posicionado na mesma linha do elemento que você deseja alinhar de forma diferente. Se for uma imagem que você está alinhando, você também pode clicar nela. Em seguida, use estes atalhos:
- Para centralizar seu texto: Ctrl + Shift + e (no PC) ou ⌘ + Shift + e (no Mac)
- Para alinhar à direita: Ctrl + Shift + r (no PC) ou ⌘ + Shift + r (no Mac)
- Para alinhar à esquerda: Ctrl + Shift + l (no PC) ou ⌘ + Shift + l (no Mac)
- Para justificar: Ctrl + Shift + j (no PC) ou ⌘ + Shift + j (no Mac)
9. Adicione datas, mencione pessoas, link para documentos
Ao digitar o sinal @ no Google Docs, você verá uma lista de elementos que podem ser adicionados ao seu documento, incluindo títulos, imagens, fórmulas, listas e muito mais (da mesma forma que o Notion permite que você faça quando você digita @ ).
Alguns deles são mais relevantes do que outros, e muitos podem ser adicionados de forma mais rápida graças aos atalhos. Mas existem três opções que são super úteis:
- Datas : digite Hoje, Ontem, Amanhã ou uma data específica
- Pessoas : digite um nome ou endereço de e-mail (o Google Docs extrairá do histórico da sua conta)
- Documentos : clique na seta ao lado de Documentos e digite para procurar o documento ou pasta correto
O alcance do que você pode vincular ou mencionar no universo do Google é bastante amplo e é uma maneira prática de manter todas as suas referências a informações importantes em um só lugar.
10. Digite doc.new para criar um novo documento do seu navegador
A dica mais fácil desta lista: abra uma nova guia do navegador e digite doc.new para criar um novo documento.
Este documento será armazenado em sua pasta raiz padrão do Google Drive chamada Meu Drive, mas você pode movê-lo para outro lugar por meio do botão de pasta ao lado do nome do documento.
11. Crie e salve modelos que você pode reutilizar
Se você estiver usando o Google Workspace (antigo G Suite), a versão comercial e paga do Gmail, Drive, Documentos etc., você tem a opção de fazer upload de seus próprios modelos para a galeria de modelos e começar seus rascunhos a partir deles, em vez de do zero .
Você encontrará sua galeria de modelos em docs.google.com no canto superior direito:
Dentro da galeria de modelos, você verá uma guia para seus próprios modelos e outra para modelos da biblioteca do Google. Clique em Enviar modelo no canto superior direito para definir um documento existente em sua unidade como modelo (você precisará criar modelos com antecedência se ainda não tiver alguns).
Criei modelos específicos do cliente para que eu possa adicionar automaticamente seções e detalhes relevantes aos meus rascunhos. Por exemplo, alguns clientes pedem três variações de título e uma meta descrição, enquanto outros pedem uma cópia para Instagram, Facebook e Twitter. Os modelos facilitam a criação do espaço para esses parâmetros antecipadamente, em vez de ter que lembrar mais tarde.
Quando estou pronto para iniciar um novo rascunho, clico no botão + Novo na parte superior do meu Google Drive e seleciono Documentos Google > De um modelo .
12. Remova as restrições de A4 com pageless
Sempre achei a escrita em formato A4 – quando sei que minha escrita estará em uma página da web que não conhece as limitações do papel – um pouco ridícula.
Eu tentei algumas ferramentas de escrita que não tinham um layout semelhante ao papel ao longo dos anos, mas nunca consegui ficar com nenhuma delas por tempo suficiente. Eu sempre voltava ao Google Docs.
É por isso que a atualização do Google Docs de fevereiro de 2022 que adicionou uma opção sem página é uma das melhores até agora. Aqui está a aparência do meu layout de escrita enquanto digito isso:
Acho esse layout libertador e lindo . Não há mais quebras de página para limpar um subtítulo estranhamente separado e hacks semelhantes, e o rascunho no qual estou trabalhando se parece muito mais com peças que já foram publicadas. Super benéfico para o cérebro da escrita. 💪
Você pode habilitar o Pageless em Arquivo > Configuração de página :
13. Insira um índice
Você tem um cliente que adiciona um índice no topo de cada rascunho?
Nesse caso, há uma maneira fácil de adicioná-lo que não envolve digitação manual. Quando terminar o rascunho, vá para Inserir > Índice .
O Google Docs preencherá seu índice para você. É provável que você não precise dos itens com hiperlink do sumário, então destaque tudo em seu sumário abaixo do título principal, copie-o e cole-o fora da caixa usando a opção ‘Colar sem formatação’ (faça-o clicando com o botão direito do mouse e selecionando a opção, ou use o atalho Ctrl + Shift + v no PC e ⌘ + Shift + v no Mac).
Você pode então excluir a caixa de índice original.
Com base no que seu cliente precisa, use este índice colado como está ou transforme-o em uma lista com marcadores/numerada. Você também pode excluir subtítulos (H3s e inferiores) e manter apenas os H2s – novamente, com base nas preferências do cliente.
14. Use seu histórico de revisões
Todas as alterações feitas em seu Google Doc são salvas em seu histórico de revisões. Acesse-o clicando no link ‘A última edição foi… ‘ ao lado do menu do seu documento.
Dentro, você encontrará lotes de edições em ordem cronológica inversa. Clique em qualquer um deles para ver uma versão anterior do seu documento junto com destaques do que exatamente mudou. Por exemplo:
Embora você provavelmente não precise acessar seu histórico de revisões com frequência, ele é realmente útil em dois cenários:
- Encontrar uma frase, link, frase, imagem etc. que você usou anteriormente , mas excluiu nesse meio tempo. Talvez você tivesse uma ideia que parecia boa na época, mas não se encaixava mais no seu rascunho mais tarde, então você a excluiu (sem salvá-la em outro lugar). O histórico de revisões significa que não está perdido.
- Revendo as edições do seu cliente . Mesmo que seu cliente deixe comentários e sugestões em vez de editar seu trabalho, eles ainda podem ter feito algumas alterações que não chamaram explicitamente. Navegue pelas edições deles para ver se há algo que você possa aprender com eles.
15. Arraste e solte para adicionar imagens
Isso pode ser algo que você já está fazendo, mas aprendi recentemente que muitos escritores freelance não fazem, então aqui vai:
Adicione imagens ao seu rascunho arrastando-as do computador diretamente para o Google Docs . Uma vez no documento, você pode redimensionar a imagem, movê-la para outro lugar, cortá-la, girá-la e muito mais.
Isso funciona tanto para imagens estáticas quanto para GIFs dinâmicos e torna a adição de recursos visuais rápida e direta.
16. Baixe todas as imagens
Muitas vezes, os clientes pedem que você dê acesso fácil a todas as imagens que você usou em seu rascunho. Eu faço isso carregando todas as imagens para uma pasta do Google Drive, configurando o compartilhamento para que qualquer pessoa com o link possa acessá-lo e adicionando esse link ao topo dos meus rascunhos.
Se você fizer um bom trabalho ao acompanhar todas as imagens e capturas de tela que estiver usando, esse upload para o Google Drive deve ser fácil. Mas se esse não for o caso, é fácil recuperar todas as imagens como arquivos novamente.
No seu Google Doc, vá para Arquivo > Download > Página da Web . Isso criará uma pasta compactada no seu computador. Descompacte-o, abra-o e encontre uma pasta ‘imagens’ dentro – todas as imagens do seu rascunho estão nesta pasta. Renomeie-os e envie-os para uma pasta do Google Drive que você compartilhará com seu cliente.
Observação: as imagens nesta pasta geralmente não estão na mesma ordem do rascunho. Apenas algo para ter em mente.
