Estima-se que o custo de reuniões improdutivas seja de cerca de US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos, conforme estudo da Universidade da Carolina do Norte, com 195 funcionários em todo o sudeste dos EUA e mais de 300 reuniões relatadas.
No Brasil, não é diferente: a frase de que uma reunião “poderia ter sido um e-mail” é recorrente no mercado corporativo.
“Em um cenário no qual os funcionários gastam uma hora e meia por semana apenas com gerenciamento de agenda, separamos algumas dicas de como fazer reuniões mais efetivas utilizando os produtos de nuvem do Google”, publicou a empresa.
Torne as reuniões mais convenientes
O primeiro passo para melhorar as reuniões está na experiência de agendamento de um local apropriado e com os dispositivos necessários. O Google Agenda permite a sugestão automática de salas de conferência próximas de cada participante e, ainda, lista os equipamentos disponíveis em cada sala. Para isso, é necessário que o administrador de TI registre todas as salas de reunião e seus respectivos equipamentos com antecedência.
Outra recomendação é sempre manter uma opção de videoconferência pelo Hangouts Meet, caso algum participante tenha imprevistos e não possa comparecer pessoalmente.
2. Agende só o tempo necessário
Com o tempo cada vez mais disputado, é importante se atentar para o intervalo escolhido para os seus compromissos na agenda. Por isso, seja realista e, caso tenha alguma reunião que possa ser concluída em menos de 15 minutos, considere enviar um bate-papo via Hangouts Chat ou, até mesmo, por e-mail.
Nas configurações do Google Agenda é possível, ainda, reduzir a duração predefinida das suas reuniões em 5 ou 10 minutos com a opção “Reuniões rápidas”.
3. Respeite as horas de trabalho
Como forma de evitar reagendamentos, procure não marcar nada para as primeiras horas do expediente e busque por períodos que não comprometam os horários de almoço e de saída dos participantes.
Uma das formas de manter os colegas de trabalho a par dos seus compromissos é adicionar alertas automáticos de sua indisponibilidade fora do seu expediente. Além disso, caso você tenha participantes de outros países ou viaje muito a trabalho, o Google Agenda permite que você escolha um fuso horário secundário para que seus eventos sejam mostrados nos dois.
4. Defina os tópicos a serem mencionados
Para manter o foco da conversa e fazer com que todos tenham previamente uma pauta do que será discutido, recomendamos criar uma agenda no Google Docs no qual todos possam colaborar simultaneamente.
O acesso para o arquivo pode ser adicionado ao evento da reunião em vez de ser encaminhado via e-mail, o que facilita a busca pelo conteúdo. Você pode também atribuir itens de ação a partir de menção ao membro da equipe responsável.
Todos os documentos que têm itens de ação não resolvidos podem ser vistos em um só lugar. No Google Drive, clique no menu suspenso na barra de pesquisa, role para baixo até “Follow up” e selecione “Action items only” (itens de ação apenas).
5. Compartilhe conteúdo visual
Mesmo via videoconferências, é possível compartilhar a tela do seu computador pelo Hangouts Meet para demonstrar conteúdos tais como agendas, apresentações, dados, vídeos; e, assim, facilitar o entendimento do que está sendo falado. No entanto, compartilhe apenas a guia do navegador para que as pessoas não se distraiam com bate-papos ou outros trabalhos.
